株式会社 JA北海道情報センター
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個人情報保護方針

個人情報保護法等に基づく公表事項等

個人情報の取扱いについて

情報セキュリティ基本方針

反社会的勢力等への対応に
関する基本方針

 


    個人情報保護法等に基づく公表事項等


   個人情報保護に関する法律等に基づき、公表または本人が容易に知り得る状態に置くべきものと定めている事項および 業界団体の自主ルールにより公表すべきこととしている事項を、以下に掲載させていただきますので、ご覧くださいますよう お願い申し上げます。(用語等は「当社」の個人情報保護方針と同一です)。


  1. 当社が取扱う個人情報の利用目的(保護法18条1項関係)
       次のとおりです。
       なお、個人情報の利用目的が、法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外で利用致しません。


    個人情報の種類
    利用目的

    情報処理システム・サービス等の
    業務委託に伴う個人情報

    ・ JA、各連合会及び各種団体等から
        委託された契約内容
       (なお、組合員など個人に個別にサービス等を
        提供する場合は、あらかじめ契約を締結し、
        利用範囲・内容について、明示し同意を
        頂きます。)
    委託先・組合員などの
    個人情報
    ・ 連絡、協力、交渉、契約の履行及び履行請求
    ・ セミナーなどのイベント案内、アンケート、関連情報の提供
    ・ システム・サービス情報や宣伝物などの提供
    ・ 保守・サポートの提供
    ・ システム・サービスの開発、または提案に伴う調査・分析
    取引先の個人情報 ・ 連絡、協力、交渉、契約の履行及び履行請求
    当社への問い合わせ、または
    来訪された方の個人情報
    ・ 問い合わせの受付、回答などの対応、入退室管理



  2. 当社が取扱う特定個人情報の利用目的(番号法第29条3項関係)
       次のとおりです。
       なお、特定個人情報の利用目的が、法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外で利用致しません。

    事務の名称
    利用目的
    JA職員、組合員等に係る個人番号関係事務
    ・ マイナンバーに関連する管理システム等の事務
    ・ マイナンバー用サーバー管理

    取引先等に係る個人番号関係事務
    ・ マイナンバーに関連する管理システム等の事務
    ・ 報酬・料金等に関する支払調書作成事務
    ・ マイナンバー用サーバー管理

    従業員等に係る個人番号関係事務
    ・ 源泉徴収票作成事務
    ・ 扶養控除等(異動)申告書、保険料控除申込書兼給与所得者の
        配偶者特別控除申告書作成事務
    ・ 退職所得に関する申告書作成事務
    ・ 財形届出事務
    ・ 雇用保険届出・申請・請求事務
    ・ 健康保険・厚生年金保険届・申請・請求事務
    ・ マイナンバーに関連する管理システム等の事務
    ・ マイナンバー用サーバー管理


  3. 当社が取扱う保有個人データに関する事項(保護法27条1項関係)
       次のとおりです。
       (1)当該個人情報取扱事業者(当社)の名称:株式会社JA北海道情報センター
       (2)すべての保有個人データの利用目的

    データベース等の種類
    利用目的
    受託業務に関する
    データベース

    委託元との契約に基づく業務の遂行
     ・ 基幹系業務
     ・ 情報系業務
     ・ ネットワーク業務
     ・ その他上記に付帯する業務

    取引先に関する
    データベース

     ・ 連絡、協力、交渉、契約の履行及び履行請求等
     ・ 報酬・料金等に関する支払調書作成事務

    個人番号に関する
    データベース

     ・ 個人番号関係事務の実施

    注)ご不明な点につきましては、ご本人さまからのお申出により遅滞なくご回答させていただきます。


  4. 開示等の求めに応じる手続
       保有個人データにかかる開示等の求めに応じる手続は、以下の通りです。なお、当社が行うダイレクト メールや電話によるご案内等について、ご本人または代理人の方から利用停止のお申し出があった場合には、 ただちにダイレクトメールや電話によるご案内のための個人情報の利用を中止いたします。
       情報処理システム・サービス等の委託先(JA・連合会・各種団体)からの契約範囲内の個人情報については、
    当社は受託センターの位置付けとなる事から、当社では請求に応じる事ができない場合があります。
       その際にはその個人情報の取得先へ依頼・請求を行って頂く事となります。
       また、当社と個別に情報処理システム・サービス等の利用について、あらかじめ契約の締結または同意を 得ている場合は、利用目的範囲内での対応を行います。
       ※「開示等」とは、利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除、利用の停止または消去、第三者提供の 停止のことを言う。

    請求内容
    請求に応じられない内容
    利用目的の通知
    (1) 通知または公表する事によって、本人または第三者の生命、
          財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
    (2) 通知または公表する事によって、当社の業務の適切な実施に
          支障を及ぼす恐れのある場合
    (3) 開示対象個人情報の利用目的が明らかな場合
    (4) 法令に違反する事となる場合

    開 示
    (1) 本人または第三者の生命、財産その他の権利利益を
          害する恐れがある場合
    (2) 当社の業務の適正な実施に支障を及ぼす恐れのある場合
    (3) 法令に違反する事となる場合

    内容の訂正、追加
    または削除

    (1) 開示対象個人情報の内容が、請求にある指摘内容が
          正しくない、または訂正等が必要無い場合

    利用の停止、または消去、
    第三者提供の停止

    (1) 本人または第三者の生命、財産その他の権利利益を
          害する恐れがある場合
    (2) 当社の業務の適正な実施に支障を及ぼす恐れのある場合
    (3) 法令に違反する事となる場合


    ( i ) 開示等の求めのお申出先
        当社の保有個人データに関する開示等のお求めは、次の窓口までお申し出下さい。
        なお、お取引内容等に関するご照会は、最寄りの各営業所・総務部総務課にお尋ね下さい。

        ○専用窓口
           総務部 総務課
           連絡先:011-836-3300
        (受付時間:9:00~17:00 土・日・祝祭日、弊社指定の休業日を除く)

    (ⅱ) 開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
        当社指定の「申請書」にて請求をお願いします。
        また、請求手続きに伴う全ての諸経費については、申請者負担でお願い致します。

    申請者 必要書類など 備考

    本人

    (1) 開示等申請書
    (2) 本人の身分を証明する書類
      (運転免許証、健康保険証、パスポート
      など)のコピー、住民票または請求書に
      実印の押印と印鑑証明書(交付より
      3ヶ月以内のもの)
    (3) 返信用切手 (600円)


    ・ 本人または代理人の身分
      を証明する書類に本籍地
      が含まれている場合は、
      該当箇所を塗りつぶし
      て頂きますようお願い
      致します。

    ・ 本人または代理人の
      身分を証明する書類は、
      当社が申請書受領日か
      ら3年経過後に、責任
      をもって適切に
      廃棄致します。


    代理人

    (1) 開示等申請書
    (2) 本人の身分を証明する書類
      (運転免許証、健康保険証、パスポート
      など)のコピー、住民票または請求書に
      実印の押印と印鑑証明書(交付より
      3ヶ月以内のもの)
    (3) 委任状
    (4) 代理人の身分を証明する書類
      (運転免許証、健康保険証、パスポート
      など)のコピー、住民票または
      請求書に実印の押印と印鑑
      証明書(交付より3ヶ月以内のもの)
    (5) 返信用切手 (600円)



        ○郵送先
         郵送先は以下のとおりです。
         郵送料は申請者のご負担でお願い致します。
         なお、当社へ直接ご来訪頂いての請求は、お受け致しかねますので、
         あらかじめご了承下さい。

    〒062-8686
         札幌市豊平区福住1条4丁目13番13号
         株式会社 JA北海道情報センター 総務部総務課 宛て

    (ⅲ)開示等の求めをする者がご本人またはその代理人であることの確認の方法
        本人の身分を証明する書類(運転免許証、健康保険証、パスポートなど)のコピーのほか、
        住民票または請求書に実印の押印と印鑑証明書(交付より3ヶ月以内のもの)により
        確認させて頂きます。

    (ⅳ) 利用目的の通知または開示を求める際の手数料の額および徴収方法
        手数料は1,000円です。
        また、開示等の申請1回につき、返信用切手600円分の同封をお願いします。

  5. 開示等のご請求に対する対応
    (1)書類の確認
         申請書の受け付け後、必要書類の確認を行います。
         不足や不備などがある場合は、その旨当社からご連絡を致します。
         ご連絡後、2週間以内に再度の提出(未着も含む)が無い場合は、
         開示等のご請求が無かったこととして対応をさせて頂きます。
         あらかじめご了承下さい。

    (2)回答方法
         ご請求頂いた内容を基に、対応した結果を申請者(本人または代理人)へ
         書面にて連絡致します。
         また、開示等に応じられない場合についても書面にて連絡を致します。
         書面での回答については、本人限定受取郵便を使用して行います。
         ※当社が書面にて送付した後に、郵便事故や未着等が発生した場合は、
         当社の責に帰すべき事由による場合を除き、
         当社は何らの責任を負いませんので、ご了承下さい。


  6. 開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的
       開示等のご請求に伴いご提出頂いた申請書、本人確認書類など個人情報は、本人確認、保有個人情報の照合、開示等のご請求に関するご本人との連絡、またはご本人との間で質疑が生じた場合の確認等、開示等のご請求への対応に必要な範囲でのみ取り扱います。

  7. 当社が作成した匿名加工情報に関する事項(保護法第36条3項関係)
        次のとおりです。

    匿名加工情報の種類
    内 容
    受託業務に関する
    匿名加工情報

    ・ 基幹系業務および情報系業務システムからの匿名加工情報
    ・ ネットワーク業務からの匿名加工情報
    ・ その他上記に付帯する業務からの匿名加工情報

    取引先に関する
    匿名加工情報

    ・ 取引先の匿名加工情報


  8. その他の事項について
       当社では、個人情報の保護を図るため、または関係法令の変更に伴い、個人情報保護方針または、個人情報の取り扱いに関する内容を変更する事があります。
       重要な変更、お知らせがある場合は、当社ホームページにてお知らせを致します。


  9. 備 考
       当社が、ご本人への通知、ご利用約款等のご承認の方法により、別途、利用目的等を個別に示させていただいた場合等には、その個別の利用目的等の内容が、以上の記載に優先させていただきますことにつき、ご了承ください。






制定日:2010年4月  1日
改訂日:2017年5月31日









株式会社 JA北海道情報センター 本社 : 〒062-8686 札幌市豊平区福住1条4丁目13番13号
TEL (011)836-3300 FAX (011)856-8181