株式会社 JA北海道情報センター
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  HOME   >   セキュリティポリシー-個人情報の取扱いについて



個人情報保護方針

個人情報の取扱いについて

情報セキュリティ基本方針

反社会的勢力等への対応に
関する基本方針

 


    個人情報の取扱いについて

当社における「個人情報の取り扱い」について公表致します。
  1. 個人情報保護管理責任者
  2. 個人情報に関する苦情及び問い合わせ窓口
  3. 個人情報の利用目的
  4. 個人情報の委託について
  5. 個人情報の第三者提供について
  6. 個人情報の開示等について
  7. 開示等の請求手続きについて
  8. 開示等のご請求に対する対応
  9. 開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的
  10. その他の事項について



  1. 個人情報保護管理責任者
  2.    当社は保有する個人情報を適正に取り扱うため、役員及び社員の内から代表者を個人情報保護管理 責任者として定めております。
       また、その実務管理者として個人情報総管理者を定めております。



  3. 個人情報に関する苦情及び問い合わせ窓口
  4.    個人情報に関する事は、以下の専用窓口、またはホームページの問い合わせフォームへお申し出下さい。

    ○ 専用窓口
       内部監査室
           連絡先:011-836-3343
           (受付時間:9:00~17:00 土・日・祝祭日、弊社指定の休業日を除く)

    ○ 問い合わせフォーム
       弊社ホームページ内 : https://www.jahokkaido-cnt.jp/center/mail/index.php



  5. 個人情報の利用目的
  6. 当社で保有する個人情報は、次の利用目的の範囲内で適切に取り扱います。

    (1) 情報処理システム・サービス等の業務委託に伴う個人情報
            JA・各連合会及び各種団体から委託された範囲(契約内)でのみ利用致します。
            また、組合員様など個別にサービス等を提供する場合は、あらかじめ契約の締結及び
            利用範囲・内容について、明示し同意を頂きます。

    (2) 委託先・組合員様などの個人情報
          ① 連絡、協力、交渉、契約の履行及び履行請求
          ② セミナーなどのイベント案内、アンケート、関連情報の提供
          ③ システム・サービス情報や宣伝物などの提供
          ④ 保守・サポートの提供
          ⑤ システム・サービスの開発、または提案に伴う調査・分析

    (3) お取引先の個人情報
            ① 連絡、協力、交渉、契約の履行及び履行請求

    (4) 当社へのお問い合わせ、または来訪された方の個人情報
            お問い合わせの受付、ご回答などの対応、入退室管理

            上述、(2)から(3)の個人情報については、利用目的以外で個人情報を利用する必要が
          生じた場合には、あらかじめご本人の同意を得た場合、及び「個人情報の保護に関する
          法令」、その他関連法令・条例により、例外として取り扱う事が認められている場合を除き、
          利用について、ご本人の同意を頂くものとします。



  7. 個人情報の委託について
  8. 当社では、システム開発、運用、保守など業務の一部を外部に委託する場合があります。
    この場合、委託先の選定時においては十分な個人情報の保護水準を満たしているかを
    確認し、秘密保持契約を締結するなど、委託先の適切な管理・監督に努めます。



  9. 個人情報の第三者提供について
  10. 以下の場合を除き、当社が保有する個人情報を第三者へ提供する事は致しません。
          ① ご本人の同意がある場合
          ② 人命、身体又は財産の保護のために必要であり、ご本人の同意を得る事が困難な場合
          ③ 法令に基づく開示、提供を求められた場合
          ④ 利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報の取り扱いを委託する場合



  11. 個人情報の開示等について
  12.     情報処理システム・サービス等の委託先(JA・連合会・各種団体)からの契約範囲内の個人情報に ついては、当社は受託センターの位置付けとなる事から、当社では請求に応じる事ができない場合が あります。

        その際にはその個人情報の取得先へ依頼・請求を行って頂く事となります。
        また、当社と個別に情報処理システム・サービス等の利用について、あらかじめ契約の締結または 同意を得ている場合は、利用目的範囲内での対応を行います。

    ※ 「開示等」とは、利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除、利用の停止または消去、第三者提供の停止 のことを言う。

    以下に該当する場合、全部または一部について開示等の請求に応じられないことがあります。


    請求内容
    請求に応じられない内容
    利用目的の通知
    (1) 通知または公表する事によって、本人または第三者の生命、
          財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
    (2) 通知または公表する事によって、当社の業務の適切な実施に
          支障を及ぼす恐れのある場合
    (3) 開示対象個人情報の利用目的が明らかな場合
    (4) 法令に違反する事となる場合
    開示
    (1) 本人または第三者の生命、財産その他の権利利益を害する
          恐れがある場合
    (2) 当社の業務の適正な実施に支障を及ぼす恐れのある場合
    (3) 法令に違反する事となる場合
    内容の訂正、
    追加または削除
    (1) 開示対象個人情報の内容が、請求にある指摘内容が正しく
          ない、または訂正等が必要が無い場合
    利用の停止、
    または消去、
    第三者提供の停止
    (1) 本人または第三者の生命、財産その他の権利利益を害する
          恐れがある場合
    (2) 当社の業務の適正な実施に支障を及ぼす恐れのある場合
    (3) 法令に違反する事となる場合

  13. 開示等の請求手続きについて
  14. 以下の手続きに従って郵送による請求をお願い致します。
    また、請求手続きに伴う全ての諸経費については、申請者負担でお願い致します。

    ○ 請求手続き
          当社所定の様式(申請書・委任状)を提示が必要です。
          当社指定の「申請書」にて請求をお願いします。
          ・ 申請書ダウンロード ( 115 KB)
          ・ 委任状ダウンロード ( 53 KB)



    申請者

    必要書類など

    備考
    本人
    (1) 開示等申請書
    (2) 本人の身分を証明する書類
          (運転免許証、健康保険証など)
            のコピー
    (3) 返信用切手 (600円)
    ・ 本人または代理人の身分を証明
        する書類に本籍地が含まれている
        場合は、該当箇所を塗りつぶして
        頂きますようお願い致します。

    ・ 本人または代理人の身分を証明
        する書類は、当社が申請書
        受領日から3年経過後に、責任を
        もって適切に廃棄致します。
    代理人
    (1) 開示等申請書
    (2) 本人の身分を証明する書類
          (運転免許証、健康保険証など)
            のコピー
    (3) 委任状
    (4) 代理人の身分を証明する書類
          (運転免許証、健康保険証など)
            のコピー
    (5) 返信用切手 (600円)

    ○ 郵送先
          郵送先は以下のとおりです。
          郵送料は申請者のご負担でお願い致します。
          なお、当社へ直接ご来訪頂いての請求は、
          お受け致しかねますので、あらかじめご了承下さい。


          〒062-8686
          札幌市豊平区福住1条4丁目13番13号
          株式会社 JA北海道情報センター 内部監査室 宛て


    ○ 手数料及び返信用切手について
          手数料は無料です。
          返信用切手:開示等の申請1回につき、600円分の同封をお願いします。



  15. 開示等のご請求に対する対応

  16. (1)書類の確認
          申請書の受け付け後、必要書類の確認を行います。
          不足や不備などがある場合は、その旨当社からご連絡を致します。
          ご連絡後、2週間以内に再度の提出(未着も含む)が無い場合は、開示等のご請求が
          無かったこととして対応をさせて頂きます。あらかじめご了承下さい。

    (2)回答方法
          ご請求頂いた内容を基に、対応した結果を申請者(本人または代理人)へ書面にて
          連絡致します。
          また、開示等に応じられない場合についても書面にて連絡を致します。
          書面での回答については、本人限定受取郵便を使用して行います。

    ※ 当社が書面にて送付した後に、郵便事故や未着等が発生した場合は、当社の責に帰すべき事 由による場合を除き、
         当社は何らの責任を負いませんので、ご了承下さい。




  17. 開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的
  18.     開示等のご請求に伴いご提出頂いた申請書、本人確認書類など個人情報は、本人確認、保有個人情 報の照合、開示等のご請求に関するご本人との連絡、またはご本人との間で質疑が生じた場合の確認 等、開示等のご請求への対応に必要な範囲でのみ取り扱います。



  19. その他の事項について
  20.     当社では、個人情報の保護を図るため、または関係法令の変更に伴い、個人情報保護方針または、 個人情報の取り扱いに関する内容を変更する事があります。
        重要な変更、お知らせがある場合は、当社ホームページにてお知らせを致します。




制定日:2010年4月1日
改訂日:2013年4月1日









株式会社 JA北海道情報センター 本社 : 〒062-8686 札幌市豊平区福住1条4丁目13番13号
TEL (011)836-3311 FAX (011)856-8181